Qué hace un agente de viajes corporativos | Úbico

Un agente de viajes corporativos no reserva billetes: gestiona el programa de viajes de una empresa. Eso incluye buscar y emitir, sí, pero sobre todo aplicar la política de gasto sin que nadie tenga que vigilarla, resolver lo que se tuerce fuera de horario, cuadrar las facturas con lo que realmente se voló y decir qué se está gastando y en qué. La diferencia con reservar por tu cuenta no está en el precio del billete: está en todo lo que pasa después de comprarlo.

Los viajes corporativos son fundamentales para hacer crecer los negocios, y su gestión es crítica para garantizar que los empleados puedan desplazarse de manera eficiente, segura y dentro del presupuesto. Por eso, contar con un agente de viajes corporativos es clave, ya sea inplant o a través de una agencia de viajes corporativos. Este tipo de profesional se especializa en viajes para empresas, asegurando que cada desplazamiento cumpla con los requerimientos de la organización y ofrezca la mejor experiencia posible a los viajeros de negocios.

En este artículo, exploraremos en detalle las funciones y responsabilidades de un agente de viajes corporativos, así como los beneficios de contar con su apoyo en la planificación de los viajes de empresa.

A partir de un cierto volumen —normalmente cuando hay varias personas viajando cada semana— el trabajo deja de poder llevarlo alguien a ratos. No porque sea difícil, sino porque es constante: cada cambio de última hora, cada factura que no cuadra y cada incidencia de noche interrumpe a alguien que tenía otra cosa que hacer. Ahí es donde se contrata una agencia de viajes corporativos, y es exactamente lo que hace Úbico.

¿Qué es un agente de viajes corporativos?

Un agente de viajes corporativos es un profesional que trabaja en una agencia de viajes corporativos o como inplant en grandes organizaciones que así lo requieren. Su función principal es coordinar y optimizar los viajes de negocios de una organización, asegurando que se ajusten a la política de viajes establecida.

Este especialista en viajes corporativos no solo se encarga de la reserva de vuelos y hoteles, sino que también puede ofrecer asesoramiento estratégico, ayudar en la optimización de costes y garantizar el cumplimiento de normativas de seguridad y bienestar.

Responsabilidades del agente de viajes corporativos

Gestión de reservas de vuelos, alojamiento y transporte

El agente de viajes es responsable de coordinar todas las reservas de viaje, incluyendo vuelos, hoteles y transportes terrestres. Utiliza herramientas de reserva avanzadas para garantizar que cada itinerario se ajuste a las necesidades de viaje de la empresa, optimizando costes y la logística de los traslados.
Solicitud de visados

Muchos viajes de negocios requieren la gestión de visados y otros documentos migratorios. Un agente de viajes corporativos se encarga de asesorar a los viajeros sobre los requisitos de entrada y salida de cada destino, agilizando los trámites para evitar retrasos o problemas durante el viaje.

Creación de itinerarios de viajes

Uno de los aspectos clave de la gestión de viajes es la organización eficiente de los itinerarios. El agente diseña planes de viaje detallados que incluyen horarios de vuelos, reservas de hoteles, reuniones programadas y opciones de transporte, asegurando una experiencia de reserva sin inconvenientes.

Aplicar el plan de Duty of Care

La seguridad de los empleados es una prioridad para cualquier empresa. El agente de viajes corporativos vela por el cumplimiento de las estrategias de Duty of Care, asegurando que los viajeros de negocios estén protegidos ante cualquier eventualidad. Esto incluye desde la monitorización de riesgos hasta la asistencia en caso de emergencias.

Colaboración con el departamento de finanzas

El agente trabaja en conjunto con el equipo financiero para garantizar la gestión de gastos de viaje, controlando presupuestos y optimizando costes. También asegura el cumplimiento de la política de viajes de la empresa, evitando gastos innecesarios y gestionando informes detallados sobre el uso de recursos.

Ventajas de apostar por un agente de viajes corporativos

Ahorro de tiempo y recursos

Las empresas que gestionan internamente sus viajes pueden perder mucho tiempo en la coordinación de reservas, documentación y cambios de última hora. Un agente de viajes optimiza estos procesos, permitiendo que la organización se enfoque en sus tareas principales.

Conocimientos y asesoramiento especializados

Un agente especializado en viajes corporativos posee un profundo conocimiento del sector, ofreciendo a las empresas las mejores opciones en función de su presupuesto y necesidades. Su experiencia en seguridad y riesgos también ayuda a prevenir inconvenientes durante los desplazamientos.

Mayor capacidad de negociación

Gracias a su relación con aerolíneas, hoteles y proveedores de transporte, un agente de viajes corporativos puede ayudar a encontrar tarifas preferenciales y descuentos exclusivos, y, sobre todo, a elegir los proveedores preferentes con los que se han negociado tarifas especiales. Esto se puede traducir en ahorros significativos para las empresas.

Experiencia en seguridad y riesgos

Los agentes de viajes corporativos están preparados para gestionar situaciones de emergencia, desde cancelaciones hasta incidentes médicos. Además, pueden asesorar a las empresas en estrategias de seguridad para proteger a sus empleados en el extranjero.

Conclusión

Contar con un agente de viajes corporativos es una decisión estratégica para cualquier empresa que busque optimizar sus viajes de negocios. Desde la gestión de reservas hasta velar por el cumplimiento de medidas de seguridad, este profesional se encarga de todos los detalles, permitiendo a las organizaciones centrarse en su crecimiento y productividad.
Invertir en una agencia de viajes corporativos significa garantizar eficiencia, seguridad y ahorro en cada desplazamiento. Si tu empresa busca mejorar la gestión de viajes y optimizar sus recursos, contar con un agente especializado es la mejor opción.

Si estás en ese punto, hay doce preguntas que conviene hacer antes de firmar con cualquier agencia: cuatro para hacértelas a ti y ocho para hacérselas a quien te venda. Están recogidas, con una hoja para comparar propuestas, en una guía que se descarga directamente, sin formulario.